Neben der folgenden Datenschutzerklärung für den Internetauftritt des Kneipp-Verein Herford e. V. stellen wir weitere spezifische Datenschutzerklärungen und Hinweise zur Verfügung:

A. Datenschutzerklärung für den Internetauftritt [mehr...]
B. Datenschutzordnung des Kneipp-Verein Herford e.V. [mehr...]
C. Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO [mehr...]
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A. Datenschutzerklärung für den Internetauftritt

Diese Datenschutzerklärung wurde auf Basis Art. 13 (Informationspflicht bei Erhebung von personenbezogenen Daten bei der betroffenen Person) DSGVO verfasst.

1. allgemeine Information

1 a) verantwortliche Stelle
Kneipp-Verein Herford e. V.
Ebertstr. 9
32049 Herford
E-Mail: Kontaktformular

Der Verein wird vertreten durch den Vorstandsvorsitzenden Peter Grotjohann.

1 b) Datenschutzbeauftragter
Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da die zugehörigen Tatbestände nach Artikel 37 DSGVO nicht vorliegen.

1 c) Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Die Nutzung unserer Webseite ist in der Regel ohne Angabe personenbezogener Daten möglich. Soweit auf unseren Seiten personenbezogene Daten (beispielsweise Name, Anschrift oder e-Mail-Adressen) erhoben werden, erfolgt dies, soweit möglich, stets auf freiwilliger Basis (Artikel 6 Ziffer 1a DSGVO). Diese Daten werden ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung  nicht an Dritte weitergegeben.

1 d) Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen
Zur Abwehr von DDOS-Attacken, Spamming in Kontaktformularen und Gästebuch sowie Zugriffsversuchen auf geschützte Bereiche werden die IP-Adressen der Seitenbesucher in Übereinstimmung mit Artikel 6 Ziffer 1f DSGVO  protokolliert.
Die Verarbeitung der IP-Adresse erfolgt im weiteren, damit unser Server die abgefragten Inhalte überhaupt an den Rechner des Besuchers übermitteln kann.

1 e) Kategorien von Empfängern personenbezogener Daten
Anfragen über das allgemeine Kontaktformular werden an die jeweiligen Ansprechpartner im Verein weitergeleitet. Dies sind, ja nach Art der Anfrage, Mitglieder des Vorstandes, Übungsleiter, Verantwortliche für die Mitgliederverwaltung oder der Webmaster.

  • Mitgliedsanträge werden an den Vorstand und den Verantwortlichen für die Mitgliederverwaltung weitergeleitet.
  • Anmeldungen zu Veranstaltungen werden an die jeweiligen Betreuer der Veranstaltung weitergeleitet.
  • Soweit im Rahmen der Protokollierung Versuche festgestellt werden, die IT-Sicherheit des Internetauftrittes des Vereins zu gefährden, werden die dabei ermittelten Daten an Strafverfolgungsbehörden und den Provider des IP-Adressbereiches, aus dem der Zugriffsversuch erfolgte, übermittelt.

1 f) Übermittlung an Drittstaaten
Eine Übermittlung an Drittstaaten findet nur im Zusammenhang mit Angriffen auf die IT-Struktur statt, wenn aus der Kennung des Providers des Adressbereiches erkennbar ist, dass es sich bei ihm um eine öffentliche Institution handelt, deren eigene Sicherheitsinteressen durch den Angriffsversuch ebenfalls gefährdet sein könnten. Hierzu zählen unter anderem Universitäten, Forschungsinstitute und Regierungsbehörden.

2. faire und transparente Verarbeitung

2 a-1) Dauer der Speicherung
Personenbezogene Daten aus Anfragen über Kontaktformularen werden gespeichert, solange dies für die Bearbeitung der Anfrage notwendig ist. Anfragen, aus denen sich kein Vertragsverhältnis entwickelt hat, werden nach spätestens einem Jahr gelöscht, sofern sich nicht bereits zu einem früheren Zeitpunkt die Erkenntnis ergibt, dass diese Daten nicht mehr benötigt werden.

  • Personenbezogene Daten aus Mitgliedsanträgen werden entsprechend der Datenschutzerklärung für Mitgliederdaten gespeichert.
  • Personenbezogene Daten aus der Speicherung von IP-Adressen werden nach 30 Tagen gelöscht, sofern diese nicht im Rahmen einer strafrechtlichen Ermittlung als Beweismittel dienen.

2 a-2) Speicherung von Cookies
Die nachfolgenden Cookies sind zur Darstellung bestimmter Inhalte technisch notwendig und werden auf dem Rechner des Besuchers gespeichert. Über Browsereinstellungen kann dies unterbunden werden.

hidealertbanner: Dieses Cookie bewirkt, dass Ihnen das Hinweisbanner zur Datenerhebung nicht erneut angezeigt wird. Das Cookie läuft nach 365 Tagen ab, Sie bekommen also spätestens dann erneut den Hinweis zur Datenerhebung angezeigt. Um Ihnen die Sicherheit zu geben, von jeder Änderung des Hinweistextes zur Datenerhebung auch innerhalb der Gültigkeitsfrist zu erfahren, wird nach jeder textlichen Änderung die fortlaufende Nummer um 1 erhöht. Dies kann dazu führen, dass das Cookie mehrfach auf Ihrem Computer gespeichert wird (hidealertbanner1, hidealertbanner2 usw.).

PHPSESSID: Dieses Cookie ist ein sogenanntes Sitzungscookie und wird beim Beenden der Browsersitzung gelöscht. Benötigt wird dieses Cookie für die Realisierung einzelner PHP-Anwendungen auf unseren Seiten.

NID: Dieses Cookie wird auf verschiedenen Seiten von google.com gesetzt und dient der interaktiven Darstellung von Karten. Das Cookie hat eine Gültigkeit von 6 Monaten.

Google Maps Plugin: Wir setzen auf unserer Webseite ein Plugin des Internetdienstes Google Maps ein. Betreiber von Google Maps ist Google Inc., ansässig in den USA, CA 94043, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View. Indem Sie Google Maps auf unserer Webseite nutzen, werden Informationen über die Nutzung dieser Webseite und Ihre IP-Adresse an einen Google-Server in den USA übermittelt und auch auf diesem Server gespeichert. Wir haben keine Kenntnis über den genauen Inhalt der übermittelten Daten, noch über ihre Nutzung durch Google. Das Unternehmen verneint in diesem Kontext die Verbindung der Daten mit Informationen aus anderen Google-Diensten und die Erfassung personenbezogener Daten. Allerdings kann Google die Informationen an Dritte übermitteln. Wenn Sie Javascript in Ihrem Browser deaktivieren, verhindern Sie die Ausführung von Google Maps. Sie können dann aber auch keine Kartenanzeige auf unserer Webseite nutzen. Mit der Nutzung unserer Webseite erklären Sie Ihr Einverständnis mit der beschriebenen Erfassung und Verarbeitung der Informationen durch Google Inc.. Näheres zu den Datenschutzbestimmungen und Nutzungsbedingungen für Google Maps erfahren Sie hier: https://www.google.com/intl/de_de/help/terms_maps.html

2 b) Auskunft, Löschung, Sperrung
Sie haben jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung sowie ein Recht auf Berichtigung, Sperrung oder Löschung dieser Daten. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten können Sie sich jederzeit über die im Impressum angegeben Adresse des Webseitenbetreibers an uns wenden. Für Mitgliederdaten ist zusätzlich auch die Datenübertragung (Bereitstellung personenbezogener Daten in einem maschinenlesbaren Format) möglich.

2 c) Widerruf einer Einwilligung
Sofern wir personenbezogene Daten im Wege der Einwilligung erhoben haben, besteht für den Betroffenen das Recht auf Widerruf dieser Einwilligung.

2 d) Beschwerdemöglichkeit
Zuständige Aufsichtsbehörde ist der:

Datenschutzbeauftragte des Landes NRW
Kavalleriestraße 2-4
40213 Düsseldorf
Tel. 0211 384240


2 e) Verpflichtung zur Bereitstellung personenbezogener Daten
Eine Verpflichtung zur Bereitstellung personenbezogener Daten ergibt sich bei:

  • allgemeinen Anfragen über das Kontaktformular (ohne Angabe einer Kontaktadresse können wir die Anfrage nicht beantworten)
  • Anträgen auf Löschung (ohne Identifizierung können wir personenbezogene Angaben nicht löschen)
  • Anträgen auf Mitgliedschaft (ohne Angabe von personenbezogenen Daten können wir Sie nicht als Mitglied aufnehmen)
  • Anmeldungen zu Veranstaltungen (ohne Angabe personenbezogener Daten können wir Sie nicht als Teilnehmer registrieren)

2 f) automatisierte Entscheidungsfindung
Eine automatisierte Entscheidungsfindung erfolgt nicht.

3. Verarbeitung für andere Zwecke
Eine Verarbeitung für andere Zwecke findet nicht statt.

4. Google Maps
Diese Seite nutzt über eine API den Kartendienst Google Maps. Anbieter ist die Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA.
Zur Nutzung der Funktionen von Google Maps ist es notwendig, Ihre IP Adresse zu speichern. Diese Informationen werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Der Anbieter dieser Seite hat keinen Einfluss auf diese Datenübertragung.
Die Nutzung von Google Maps erfolgt im Interesse einer ansprechenden Darstellung unserer Online-Angebote und an einer leichten Auffindbarkeit der von uns auf der Website angegebenen Orte. Dies stellt ein berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO dar.
Mehr Informationen zum Umgang mit Nutzerdaten finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google: https://www.google.de/intl/de/policies/privacy/.

5. Google Web Fonts
Diese Seite nutzt zur einheitlichen Darstellung von Schriftarten so genannte Web Fonts, die von Google bereitgestellt werden. Beim Aufruf einer Seite lädt Ihr Browser die benötigten Web Fonts in ihren Browsercache, um Texte und Schriftarten korrekt anzuzeigen.
Zu diesem Zweck muss der von Ihnen verwendete Browser Verbindung zu den Servern von Google aufnehmen. Hierdurch erlangt Google Kenntnis darüber, dass über Ihre IP-Adresse unsere Website aufgerufen wurde. Die Nutzung von Google Web Fonts erfolgt im Interesse einer einheitlichen und ansprechenden Darstellung unserer Inhalte. Dies stellt ein berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO dar.
Wenn Ihr Browser Web Fonts nicht unterstützt, wird eine Standardschrift von Ihrem Computer genutzt.

Weitere Informationen zu Google Web Fonts finden Sie unter https://developers.google.com/fonts/faq und in der Datenschutzerklärung von Google: https://www.google.com/policies/privacy/.


B. Datenschutzordnung des Kneipp-Verein Herford e.V.

1. Grundsätzliches

1.1. Gesetzliche Grundlagen
Im Verein werden personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und genutzt sowohl unter Verwendung von automatisierten Datenverarbeitungsanlagen als auch in manueller Dokumentation. Der Verein unterliegt damit den Anforderungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG-neu) sowie der geltenden EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

1.2 Begriffsbestimmungen

Personenbezogene Daten: alle Daten, die zur Identifizierung einer natürlichen Person diesen, sowie darüber hinaus sämtliche Informationen, die etwas über die persönliche oder tatsächliche Situation einer Person aussagen.

Erheben: Datenbeschaffung durch Befragung oder Ausfüllen von Formularen.

Verarbeiten: Speichern von Daten, Verändern, Übermitteln, Sperren, Löschen, Anonymisieren.

Nutzen: Verwendung von personenbezogenen Daten für die Verwaltung und Betreuung von Vereinsmitgliedern.

Im weiteren Verlauf der Datenschutzordnung des Vereins wird der Begriff „Datennutzung“ als Sammelbegriff für das Erheben, Verarbeiten und Nutzen von personenbezogener Daten verwendet.

Automatisierte Verarbeitung: Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung unter Einsatz elektronischer Anlagen und Programme.

manuelle Dokumentation: Datenerfassung und Speicherung in Papierform, sei es als handschriftlich ausgefülltes Formular oder als ausgedruckte Liste.

Verantwortliche Stelle: jede Institution oder Person, die personenbezogene Daten für sich selbst erhebt, verarbeitet oder nutzt.

Betroffener: natürliche Person, deren Daten genutzt werden

1.3 Zulässigkeit der Datennutzung

Eine Datennutzung ist nur zulässig, sofern es eine Vorschrift des BDSG-neu, der DSGVO oder eine sonstigen Rechtsvorschrift erlaubt oder der Betroffene eingewilligt hat. Die Zulässigkeit der Datennutzung ergibt sich aus der DSGVO, Artikel 6 Ziffer 1 (b)

„ 1. Die Verarbeitung ist nur rechtmäßig, wenn mindestens eine der nachstehenden Bedingungen erfüllt ist:
a) … 
b) die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Antrag der betroffenen Person erfolgen;
c) … “

Die Nutzung weiterer personenbezogener Daten, die über die notwendigen Daten zur Vertragserfüllung hinausgehen, ist nur mit Einwilligung des Betroffenen zulässig (DSGVO Art. 6 Ziffer 1 (a) ):

„1. Die Verarbeitung ist nur rechtmäßig, wenn mindestens eine der nachstehenden Bedingungen erfüllt ist:
a) Die betroffene Person hat ihre Einwilligung zu der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke gegeben;
b) … „

Hierzu wird in einer datenschutzrechtlichen Belehrung dargestellt, welche Daten der Verein zu welchem Zweck erhebt, welche Angaben freiwillig sind, welche Nachteile dem Betroffenen durch Nichtangabe entstehen können und in welchem Umfang die erhobenen Daten durch Funktionsträger des Vereins oder zur Übermittlung an Dritte genutzt werden.

Nach Art. 7 (1) EU-DSGVO ist für eine Einwilligung keine besondere Form vorgeschrieben, sondern lediglich der Nachweis notwendig, dass die betroffene Person eingewilligt hat.

„Beruht die Verarbeitung auf einer Einwilligung, muss der Verantwortliche nachweisen können, dass die betroffene Person in die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten eingewilligt hat.“

Einwilligungen für die Datennutzung durch den Verein können durch den Betroffenen (Vereinsmitglied) widerrufen werden.

Einwilligungen können auch durch Kinder und Jugendliche erfolgen, sofern sie in der Lage sind, die Konsequenzen der Verwendung ihrer Daten zu verstehen. Sofern eine derartige Verständnisfähigkeit zu verneinen ist, muss für die Datennutzung die Einwilligung eines Sorgeberechtigten erfolgen.

2. Erhebung personenbezogener Daten durch den Verein

2.1 Erhebung von Daten der Vereinsmitglieder

Folgende Daten sind notwendige Daten zur Verfolgung der Vereinsziele und zur Betreuung und Verwaltung der Mitglieder:

a) Name
b) Anschrift
c) Geburtsdatum
d) Geschlecht

Alle weiteren Daten, die vom Verein im Rahmen der Aufnahme als Mitglied, der Anmeldung zu Veranstaltungen oder sonstigen Datenerhebungen erfolgen, sind freiwillig. Hierauf wird bei Erhebung der Daten hingewiesen.

Zu den freiwilligen Daten im Rahmen der Verwirklichung der Vereinsziele sowie der Verwaltung und Betreuung der Mitglieder gehören in nicht abschließender Aufzählung unter anderem:

Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Erklärungen zu Urheberrechten, sportartenrelevante körperliche Beeinträchtigungen, Allergien, sowie sportliche Qualifikationen, die außerhalb des Vereins erworben wurden.

2.1.1 Hinweis zu Kontodaten

Kontodaten werden im Rahmen der Abrechnung von Beiträgen, Gebühren, Erstattungen von Auslagen und vertraglich vereinbarten Zahlungen von Entgelten für Übungsleiter gespeichert. Der guten Ordnung halber weisen wir darauf hin, dass auch die Kontodaten von Vereinsmitgliedern, die nicht am Lastschriftverfahren teilnehmen, für satzungsgemäße Zwecke gespeichert werden, sofern dieses mit den jeweiligen Mitgliedern im Vorfeld vereinbart wurde. 

2.2 Erhebung von Daten Dritter

Der Verein erhebt Daten von anderen Personen als von Vereinsmitgliedern (Gäste, Zuschauern, Besuchern, Teilnehmern an Veranstaltungen) soweit dies für berechtigte Interessen des Vereins notwendig ist und keine besonderen Schutzbedürfnisse der Betroffenen bestehen. 
Bei Gästen, Zuschauern und Besuchern beschränkt sich dies im Regelfall auf die Legitimation der Anwesenheit, also Identifizierung als Angehöriger eines Vereinsmitglieds oder sonstiger Interessent. Bei Teilnehmern an Veranstaltungen, welche letztlich dem Versicherungsschutz des Vereins unterliegen, erhebt der Verein notwendige und freiwillige Daten analog dem in Ziffer 2.1 beschriebenen Umfang und Verfahren.

2.3 Erhebung von Personaldaten der Beschäftigten des Vereins

Der Verein erhebt und nutzt personenbezogene Daten von Vorstandsmitgliedern, Übungsleitern, Buchhaltern, Kassenprüfern sowie weiteren Funktionsträgern des Vereins, soweit diese Daten für die Verwirklichung der Vereinsziele, die Betreuung von Mitgliedern sowie die Verwaltung des Vereins notwendig sind.

2.4 Erhebung von Daten von Besuchern des Internetauftrittes des Vereins

2.4.1 Datenerhebung zur Abwehr von Angriffen auf die IT-Struktur

Der Verein erhebt und speichert im Rahmen eines Zugriffsprotokolls direkt beim Provider der Homepage die ungekürzte IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffes sowie die URL, auf die zugegriffen wurde. Dies dient ausschließlich dazu, unberechtigte Zugriffe zu erkennen und durch geeignete Gegenmaßnahmen auszuschließen. Als unberechtigte Zugriffe werden insbesondere DDOS-Attacken, Zugriffsversuche auf geschützte Bereiche sowie Versuche der Übermittlung von Spam über Kontaktformulare oder Gästebuch bewertet. Die Zugriffsprotokolle werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht. Eine Auswertung der erhobenen Daten findet nur statt, wenn sich anhand der Protokollierung ein Anfangsverdacht auf Versuch der missbräuchlichen Erlangung von personenbezogenen Daten ergibt.

2.4.2 Datenerhebung zur Reichweitenermittlung

Daten des Zugriffsprotokolls des Providers (Schutz vor Datenmissbrauch) werden nicht mit Daten des Anbieters der Analyse des Nutzerverhaltens (Verbesserung der Benutzerempfindung) kombiniert.

2.5 Hinweispflicht

Bei der Erhebung personenbezogener Daten belehrt der Verein über die Zulässigkeit der Datennutzung nach Ziffer 1.3 dieser Datenschutzordnung.

3. Speicherung personenbezogener Daten

3.1 Technische und organisatorische Maßnahmen

Der Verein trifft Maßnahmen nach Stand der Technik, um die Sicherheit personenbezogener Daten in automatisierten Datenverarbeitungssystemen sowie manuellen Dokumenten zu gewährleisten. Hierzu gehören:
- Zugangskontrolle und Beschränkung zu den Datenverarbeitungssystemen (online / offline) über Benutzername und Passwort
- verschlüsselte Übertragung bei der Datenerhebung über Onlineformulare (https://)
- verschlüsselte Übertragung bei der Bearbeitung, Speicherung und Nutzung in einem Online-Datenverarbeitungssystem (https://)
- verschlüsselte Kommunikation über Mail-Accounts des Vereins (SSL/TLS)
- Zugangskontrolle und Beschränkung zu manuellen Dokumenten

3.2 Datenverarbeitung im Auftrag

Der Verein schließt mit dem Betreiber des Servers, auf dem das Datenverarbeitungssystem des Vereins installiert sowie die Datenbank gespeichert wird, einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung ab. Betroffene haben das Recht, den Inhalt des Vertrages einzusehen.

4. Nutzung von personenbezogenen Daten

4.1 Nutzung von Mitgliederdaten

Der Verein erhebt Daten ausschließlich für den Zweck der Verfolgung eigener Vereinsziele und zur Mitgliederbetreuung und Verwaltung.

4.2 Nutzung von Daten Dritter

Daten Dritter werden ausschließlich genutzt, soweit dies für die Verfolgung eigener Vereinsziele notwendig ist. Hierbei beschränkt sich die Nutzung auf diejenigen Zwecke, für die der Verein Daten erhoben oder erhalten hat.

4.3 Nutzung der Daten des Vereins für Spendenaufrufe und Werbung

Der Verein nutzt die Daten seiner Vereinsmitglieder nur für Spendenaufrufe und Werbung zur Erreichung der eigenen Ziele des Vereins. Die Nutzung von Mitgliederdaten für die Werbung Dritter, beispielweise Arbeitgebern oder Angehörigen von Vereinsmitgliedern erfolgt nur nach ausdrücklicher Zustimmung der Mitglieder.

5. Verarbeitung personenbezogener Daten und Übermittlung

5.1 Datenübermittlung an Vereinsmitglieder

Vereinsmitglieder haben, mit Ausnahme der Funktionsträger des Vereins, keinen Zugriff auf die personenbezogenen Daten anderer Mitglieder. Soweit im Einzelfall für die Organisation von Veranstaltungen notwendig, können jedoch Kontaktdaten in notwendigem Umfang an einzelne Mitglieder herausgegeben werden, ohne dass diese Funktionsträger sind, soweit die jeweils Betroffenen dem zustimmen.

5.2 Bekanntgabe zur Wahrnehmung satzungsmäßiger Mitgliederrechte

Nach Vereinssatzung ist eine außerordentliche Mitgliederversammlung einzuberufen, wenn ein Viertel der Mitglieder dies schriftlich unter Angabe des Zwecks und der Gründe beantragt. 
Zur Wahrnehmung dieses Rechtes kann es erforderlich sein, die Kontaktdaten (postalische Anschrift) aller Vereinsmitglieder an den Initiator herauszugeben. Hierbei muss dieser jedoch versichern, die Kontaktdaten ausschließlich für den Zweck der Beantragung einer außerordentlichen Versammlung zu nutzen. Anstelle der Herausgabe der Kontaktdaten favorisiert der Verein die Veröffentlichung des Antrages durch Vereinsmedien und Rundschreiben durch den Verein.

5.3 Mitteilungen in Aushängen und Vereinspublikationen

Die Offenbarung personenbezogener Daten in Aushängen und Vereinspublikationen beschränkt sich auf die Bekanntgabe von Mannschaftsaufstellungen und Spielergebnissen sowie die dienstlichen Erreichbarkeiten von Funktionsträgern.

5.4 Datenübermittlung an Dachverbände und andere Vereine

Personenbezogene Daten der eigenen Mitglieder dürfen an andere Vereine nur übermittelt werden, soweit diese dort benötigt werden, um die Vereinsziele des eigenen Vereins oder des anderen Vereins zu verwirklichen, beispielsweise bei der Teilnahme von Vereinsmitgliedern an Veranstaltungen anderer Vereine. Im Rahmen der Mitgliedschaft des Vereins im Landessportbund werden notwendige personenbezogene Daten nach Ziffer 2.1 dieser Ordnung übermittelt zur Wahrung des Versicherungsschutzes für die Vereinsmitglieder sowie zur Erlangung von Zuwendungen zur Verwirklichung des Vereinszwecks.

5.5 Datenübermittlung an Sponsoren und Firmen zu Werbezwecken

Eine Datenübermittlung an Sponsoren und Firmen zu Werbezwecken findet nicht statt. Über Ausnahmen entscheidet die Mitgliederversammlung.

5.6 Veröffentlichungen im Internet

Im Internet wird von Funktionsträgern der Vor- und Zuname veröffentlicht. Zur Kommunikation mit Funktionsträgern wird auch ein Kontaktformular über eine vereinseigene Mailadresse bereitgestellt, dessen Inhalt über den Verantwortlichen für die Datenverarbeitung an den jeweiligen Funktionsträger weitergeleitet wird. Weitergehende personenbezogene Daten (Vita) der Funktionsträger werden nur mit ausdrücklicher Genehmigung im Internet veröffentlicht.

Bei Teilnahme von Vereinsmitgliedern an öffentlichen Veranstaltungen werden die Namen der Teilnehmer bekanntgegeben. Die Veröffentlichung von Einzelfotos erfolgt nur, soweit das Vereinsmitglied dem ausdrücklich zustimmt. Eine entsprechende Abfrage erfolgt bereits mit dem Aufnahmeantrag. Jedem Vereinsmitglied steht das Recht zu, diese Erlaubnis zur Veröffentlichung für den Einzelfall oder insgesamt zu widerrufen. Hierfür wird auf der Homepage des Vereins ein entsprechendes Formular zur Verfügung gestellt.

Ausnahmen gelten für Gruppenfotos von Veranstaltungen unter Bezug auf das Grundsatzurteil des BGH vom 28.05.2013 (Az.: VI ZR 125/12):

„Die Veröffentlichung von Foto- und Videoaufnahmen sind zulässig, wenn durch ihre Verbreitung keine berechtigten Interessen der Darbietenden verletzt werden.“

5.7 Veröffentlichungen im Intranet

Innerhalb des Internetauftrittes des Vereins wird nach Abstimmung mit den Betroffenen ein mittels Passwort geschützter Zugangsbereich nur für Vereinsmitglieder eingerichtet zur Veröffentlichung von vereinsinternen Mitteilungen und Fotos.
Soweit an Veranstaltungen des Vereins Mitglieder anderer Vereine teilnehmen, erhalten diese einen auf die Veranstaltung begrenzten separaten Zugangsbereich.

5.8 personenbezogene Auskünfte an die Presse und andere Massenmedien

Pressemitteilungen und Auskünfte gehören zur normalen Öffentlichkeitsarbeit eines Vereins. Personenbezogene Daten werden in diesem Rahmen nur dann veröffentlicht, wenn es sich um einen Bericht über eine sowieso öffentliche Veranstaltung handelt und schutzwürdige Interesse der Mitglieder dem nicht entgegenstehen.

5.9 Übermittlung für Zwecke der Wahlwerbung

Eine Datenübermittlung zum Zwecke der Wahlwerbung findet nicht statt.

5.10 Übermittlung an Gemeindeverwaltungen

Verlangen Gemeindeverwaltungen im Rahmen der Nachweisführung der ordnungsgemäßen Verwendung von Zuwendungen die Vorlage von Listen mit Namen der Betroffenen, ist der Verein zur Übermittlung entsprechender notwendiger Daten berechtigt.

5.11 Datenübermittlung an Arbeitgeber eines Mitgliedes und die Versicherung

Gegenüber Arbeitgebern verweist der Verein auf den Grundsatz der Datendirekterhebung bei seinem Mitarbeiter. 
Anfragen einer Versicherung werden ausschließlich im Rahmen der Schadensabwicklung in notwendigem Umfang beantwortet. Vor Auskunftserteilung wird das Mitglied hierzu angehört.

5.12 Kreis der Zugriffsberechtigten auf Daten

Die Mitglieder des Vorstandes und der Verantwortliche für die Datenverarbeitung erhalten Vollzugriff auf die persönlichen Daten inklusive der Ergänzung, Änderung und Löschung von Daten. Alle Datenänderungen werden protokolliert.
Der Verantwortliche für die Buchführung erhält Zugriff die Adressdaten sowie die für die Beitragsberechnung erforderlichen Daten wie Zugehörigkeit zu bestimmten Beitragsrollen. Der Zugriff beinhaltet eine Schreibberechtigung für Daten zur Beitragszahlung.

6. Berichtigung, Löschung und Sperrung von Daten

6.1 Umsetzung rechtlicher Vorgaben

Das Verfahren zur Berichtigung, Löschung und Sperrung von Daten richtet sich nach  Art. 16 und 17 EU-DSGVO.
Personenbezogene Daten sind zu berichtigen, wenn diese unrichtig sind.
Personenbezogene Daten müssen gelöscht werden, wenn:
- ihre Speicherung unzulässig ist
- die Kenntnis der Daten zur des Zwecks der Speicherung nicht mehr notwendig ist
- der Sachverhalt, zu dem die Daten gespeichert wurden, erledigt ist und seid Entstehung des Grundes der Datenerhebung mehr als 3 Jahre vergangen sind
- der Betroffene dies verlangt.
Anstelle der Löschung sind personenbezogene Daten für die weitere Verarbeitung zu sperren, wenn für Sachverhalte, für die diese Daten erhoben wurden, besondere Aufbewahrungsfristen gelten. Dies betrifft in nicht abschließender Aufzählung: Geschäftsbriefe, Buchungsbelege und Verwendungsnachweise in Zusammenhang mit öffentlicher Förderung. 
Gleiches trifft zu, wenn die personenbezogenen Daten Bestandteil rechtlicher Ansprüche für oder gegen den Verein sind.

Personenbezogene Daten werden weiterhin gesperrt, soweit ihre Richtigkeit vom Betroffenen bestritten wird und sich weder die Richtigkeit noch Unrichtigkeit feststellen lässt.

Soweit gesperrte oder gelöschte personenbezogene Daten zu einem früheren Zeitpunkt nach Ziffer 5.6 dieser Ordnung veröffentlicht wurden, wird der Verein unter Berücksichtigung der verfügbaren Technologien und der Implementierungskosten angemessene Maßnahmen treffen, auch Links zu den personenbezogenen Daten zu löschen (Recht auf Vergessen). Hierzu wird auf der Internetpräsenz des Vereins auf allen Seiten eine Schaltfläche implementiert, über die eine Löschung beantragt werden kann.

Beim Ausscheiden oder Wechseln von Funktionsträgern wird sichergestellt, dass sämtliche Mitgliederdaten entweder ordnungsgemäß gelöscht oder an einen anderen Funktionsträger des Vereins übergeben werden und keine Kopien und Dateien und auch keine Zugriffsberechtigungen beim bisherigen Funktionsträger verbleiben.

6.2 technische Beschreibung der Datenlöschung

Personenbezogene Daten in automatisierten Datenverarbeitungssystemen werden durch Entfernen des entsprechenden Datensatzes gelöscht. Da zur Aufrechterhaltung der Datenintegrität und Datensicherheit jedoch von der Datenbank nach Ziffer 3 dieser Ordnung Sicherheitskopien gefertigt werden, setzt der Verein die sichere Löschung von personenbezogenen Daten wie folgt um:
- Sicherungskopien der Datenbank werden spätestens 3 Jahre nach Erstellung der Sicherung durch mehrfaches Überschreiben sicher gelöscht. 
- einzelne personenbezogene Daten, die nicht in einem Datenverarbeitungssystem, sondern manuell erfasst wurden, wie eingescannte Dokumente, werden, sobald die Notwendigkeit für deren Speicherung entfällt, durch mehrfaches Überschreiben der einzelnen Datei sicher gelöscht.
- E-Mails, die personenbezogene Daten enthalten, werden durch Löschen und anschließendes Leeren des Ordners mit gelöschten Elementen gelöscht.
- Datenträger des Vereins, auf denen personenbezogene Daten gespeichert wurden, werden durch mehrfaches Überschreiben des gesamten Datenträgers sicher gelöscht, bevor eine Weitergabe an Dritte oder Entsorgung erfolgt.
- manuell erfasste oder dokumentierte personenbezogene Daten in Papierform werden zur Vernichtung gesammelt (hierbei weiterhin als zu schützende Daten behandelt) und vom Verein an ein zertifiziertes Unternehmen zur Aktenvernichtung überstellt. Soweit Funktionsträger des Vereins beruflich Zugriff auf entsprechend zertifizierte Unternehmen haben und auch im Rahmen ihrer Tätigkeit als Angestellter oder Selbständiger den Datenschutzbestimmungen unterliegen, darf sich der Verein der Dienste dieser Funktionsträger bedienen, um in Papierform vorhandene personenbezogene Daten einer gesicherten Vernichtung zuzuführen. Der entsprechende Nachweis der Vernichtung durch das zertifizierte Unternehmen ist dem Verein als Kopie zu überlassen.

7. Organisatorisches

7.1 Bestellung eines Datenschutzbeauftragten

Nach Prüfung des gesetzlichen Grundlagen (BDSG-neu und DSGVO) stellt der Verein fest, dass:

  • weniger als 10 Personen mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind
  • die notwendigen Daten zur Mitgliederverwaltung (Name, Anschrift, Geburtsdatum, Geschlecht) keine „sensiblen Daten“ enthalten
  • „sensible Daten“ nur aufgrund vorheriger Einverständniserklärung der Mitglieder freiwillig erfasst werden
  • personenbezogene Daten nicht zum Zweck geschäftsmäßiger Übermittlung dienen (Datenhandel).

Somit liegt keine gesetzliche Verpflichtung vor, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. Der Vereinsvorstand kümmert sich daher selbst um die Einhaltung des Datenschutzes durch den Verein.

7.2 Verpflichtung auf Wahrung des Datengeheimnisses

Alle Personen, die Zugang zu Mitgliederdaten haben, werden schriftlich auf die Wahrung des Datengeheimnisses verpflichtet.

7.3 schriftliche Regelung zum Datenschutz und Veröffentlichung

Die Grundzüge der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten werden durch diese Datenschutzordnung geregelt. Sie tritt durch Beschluss des Vorstandes in Kraft und ist den Vereinsmitgliedern durch Veröffentlichung im internen Bereich der Homepage sowie per E-Mail mit Verweis auf den Veröffentlichungsort bekannt zu geben.

7.4 Inkrafttreten

Vorstehende Datenschutzordnung wurde durch den Vorstand des Kneipp-Verein Herford e.V. am 12.04.2018 beschlossen und ist mit Veröffentlichung in Kraft getreten.
Die Änderungen an dieser Datenschutzordnung im Zusammenhang mit Inkrafttreten der DSGVO wurden am 25.05.2018 vom Vorstand beschlossen.


C. Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO

1. Angaben zum Verantwortlichen

1.1 Verantwortliche Stelle (Art. 4 Nr. 7 DSGVO)

Kneipp-Verein Herford e.V.
Ebertstr.9
32049 Herford

1.2 Gesetzlicher Vertreter

Peter Grotjohann
1. Vorstand
Ebertstr.9
32049 Herford

1.4 Datenschutzbeauftragter

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da die zugehörigen Tatbestände nach Artikel 37 DSGVO nicht vorliegen.

2. Grundsätzliche Angaben zur Verarbeitung

2.1 Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit

a) vereinsinterne Mitgliederverwaltung: 
b) Datenerhebung von Besuchern des Internetauftrittes des Vereins:

2.2 verantwortlicher Ansprechpartner

Peter Grotjohann
1. Vorstand
Ebertstr.9
32049 Herford

3. Allgemeine datenschutzrechtliche Anforderungen DSGVO 3.1 Zweckbestimmung

zu 2.1 a) vereinsinterne Mitgliederverwaltung: 
- Nachweisführung der Teilnahme am Trainings- und Kursbetrieb, 
- Nachweis des Mitgliederbestandes gegenüber übergeordneten Verbänden zur Beantragung öffentlicher Zuschüsse und Förderungen
- Versicherungsnachweis im Rahmen der Sportversicherung des LSB

zu 2.1 b) Datenerhebung von Besuchern des Internetauftrittes des Vereins:
- persönliche Daten über Kontaktformular werden ausschließlich zur Beantwortung gestellter Anfragen verwendet.
- Daten über das Besucherverhalten (Herkunft, Verweildauer, aufgerufene Seiten, Wanderungsverlauf über die Homepage) werden im Rahmen von Google Analytics in anonymisierter Form erhoben und dienen ausschließlich der Optimierung des Internetauftrittes. 
- Wir protokollieren sämtliche Zugriffe auf Inhalte unserer Webseite. Hierzu gehören die IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffes sowie die von unserer Seite abgerufenen Daten. Eine Verarbeitung dieser Daten erfolgt nur dahingehend, dass wir IP-Adressbereiche, von denen unberechtigte Zugriffe (Login-Versuche, Spamming) auf unsere Seite erfolgten, für künftigen Datenverkehr sperren.

3.2 Rechtmäßigkeit der Verarbeitung nach Art. 6 DSGVO

zu 2.1 a) Einwilligung / Einwilligung Sorgeberechtigter / Vertrag

zu 2.1 b) Wahrung berechtigter Interessen des Verantwortlichen

3.3 Datenschutz-Folgeabschätzung nach Art. 35 DSGVO

Es besteht durch die Verarbeitungstätigkeit kein hohes Riskio für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen. Eine Datenschutz-Folgeabschätzung ist daher nicht erforderlich.

4. Erhebung der Daten 4.1 Kreis der betroffenen Personengruppen

Es werden zu folgenden Gruppen zur Erfüllung der Zweckbestimmung aufgeführten personenbezogene Daten bzw. Datenkategorien erhoben, verarbeitet und genutzt:

§  Mitglieder des Vereins

§  Interessenten an einer Mitgliedschaft

§  Beschäftigte des Vereins

§  Lieferanten des Vereins

§  Mitarbeiter übergeordneter Verbände sowie öffentlicher Einrichtungen

§  Besucher des Internetauftrittes

4.2 Art der gespeicherten Daten

§  AbrechnungsdatenAdressdaten

§  Bankverbindungsdaten/Kreditkartendaten

§  Geburtsdatum

§  IT-Nutzungsdaten/Log Daten/Protokolldateien

§  IP-Adresse

§  Interessen/Präferenzen

§  Kontaktdaten

§  Lebenslauf

§  Name/Vorname/Anrede/Titel

§  Qualifikationsdaten

§  sportartrelevante körperliche Beeinträchtigungen

§  Standortdaten

§  Vertragsdaten

§  Vertragsstammdaten

§  Zahlungsdaten

§  Zeiterfassungsdaten

4.3 Herkunft der Daten

IP-Nutzungsdaten, IP-Adressen und damit verbundene Standortdaten werden vom Hoster erhoben, alle anderen Daten werden vom Betroffenen erhoben.

5. Empfänger oder Kategorien von Empfängern, denen die Daten mitgeteilt werden können

5.1 Interne Empfänger

§  Mitgliederverwaltung

§  Buchhaltung

§  IT-Sicherheit

§  Übungsleiter

5.2 Externe Empfänger und Dritte

§  Öffentliche Stellen, die Daten aufgrund gesetzlicher Vorschriften erhalten dürfen oder anfordern (z.B. Finanzbehörden, Stadt- und Kreisverwaltungen im Rahmen der Sportförderung, Sozialversicherungsträger, Aufsichtsbehörden).

§  Öffentliche Stellen der Strafverfolgung, zur Wahrung eigener Interessen im Falle von Angriffen auf unser Internetangebot oder unsere IT.

§  Externe Stellen (Auftraggeber und Auftragnehmer) im Rahmen der Auftragsdatenverarbeitung.

§  Weitere externe Stellen wie z.B. Banken / Steuerberater / Rechtsanwälte (Soweit dies zur Erfüllung des Vertragsverhältnisses notwendig ist.)

6. Zugriffsberechtigte Personen

6.1 zugriffsberechtigte Personen

§  Vorstandsmitglieder

§  Verantwortlicher für Mitgliederverwaltung

§  Verantwortlicher für Buchhaltung

§  Verantwortlicher für IT-Sicherheit

§  Übungsleiter

6.2 Berechtigungskonzept

§  Vorstandsmitglieder sowie der/die Verantwortliche für die Mitgliederverwaltung erhalten Vollzugriff auf die von Mitgliedern erhobenen Daten.

§  Der/die Verantwortliche für Buchhaltung erhält Zugriff auf die für die Beitragsberechnung und Verbuchung gezahlter Beiträge notwendigen Daten (Anschrift, Zugehörigkeit zu Beitragsgruppen und Abteilungen sowie Bank- und Zahlungsverkehrsdaten).

§  Der/die Verantwortliche für IT-Sicherheit erhält Vollzugriff auf die von Mitgliedern erhobenen Daten (nur in Zusammenhang mit Gewährleistung der IT-Sicherheit der Mitgliederverwaltung).

§  Übungsleiter erhalten eingeschränkten Zugriff auf Mitgliederdaten wie folgt: Notrufnummer der Eltern bei Minderjährigen, sportartrelevante körperliche Beeinträchtigungen.

§  Der/die Verantwortliche für IT-Sicherheit erhält Vollzugriff auf die im Rahmen der Gewährleistung der IT-Sicherheit sowie der Reichweitenermittlung der Homepage erhobenen Daten von Besuchern.

7. Datenübermittlung in Drittstaaten / internationale Organisationen

8.1 Übermittlung personenbezogener Daten

Die Übermittlung personenbezogener Daten in Drittstaaten findet ausschließlich nach schriftlicher Einwilligung des Betroffenen statt.

8.2 Drittstaaten / internationale Organisationen

Drittstaaten sind Länder außerhalb der EU / des EWR. Hierzu zählt unter anderem Japan (Sitz der Shotokan Karate-Do International Federation, Beantragungsstelle für DAN-Prüfungen, Organisation von Lehrgängen und Wettkämpfen). Zu weiteren Drittstaaten bestehen gegenwärtig keine Verbindungen des Vereins, die eine weitergehende Prüfung erforderlich machen. Sollten aufgrund sportlicher Verbindungen neue Drittstaaten hinzukommen, ist dieser Verfahrenspunkt entsprechend zu ergänzen.

8.3 angemessenes Datenschutzniveau

Die unter 8.2 namentlich aufgeführten Länder und Organisationen gewährleisten kein angemessenes Datenschutzniveau gemäß Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 Abs. 3 DS-GVO). Eine Übermittlung personenbezogener Daten ist daher nur nach besonderer Prüfung vorzunehmen.

9. Regelfristen für die Löschung von Daten

9.1 Speicherdauer

Es bestehen vielfältige Aufbewahrungspflichten und -fristen. Nach Ablauf dieser Fristen werden die entsprechenden Daten routinemäßig gelöscht, wenn sie nicht mehr zur Vertragserfüllung erforderlich sind. Da persönliche Daten auch in der Buchhaltung und Veranstaltungsmanagement verwendet werden, hierzu nachfolgend weitere Erläuterungen:

Löschung nach 10 Jahren:
- Buchhaltungsdaten, also beispielsweise über die Zahlung von Mitgliedsbeiträgen oder die Erstattung von Auslagen. 
- Teilnahmelisten an Veranstaltungen, welche über öffentliche Zuwendungen cofinanziert werden

Löschung nach 6 Jahren:
- Daten über Lohnabrechnungen und vergleichbare Vergütungen
- Geschäftsbriefe und E-Mails

Löschung nach 3 Jahren:
- Beitritts- und Kündigungserklärungen (Löschung erfolgt 3 Jahre nach Kündigung des Vereinsmitglieds)

Daten, die nicht unter die vorstehenden Aufbewahrungsfristen fallen, werden gelöscht, sobald diese nicht mehr für den Zweck der ursprünglichen Speicherung benötigt werden. Dies betrifft beispielsweise unmittelbar nach Wirksamwerden der Kündigung Angaben zu Allergien oder körperlichen Beeinträchtigungen, Größenangaben für Teambekleidung, E-Mail-Adresse und Telefonnummer sowie die eventuelle Erfassung in internen Ergebnislisten.

9.2 technische Beschreibung der Datenlöschung

Personenbezogene Daten in automatisierten Datenverarbeitungssystemen werden durch Entfernen des entsprechenden Datensatzes gelöscht. Da zur Aufrechterhaltung der Datenintegrität und Datensicherheit jedoch von der Datenbank Sicherheitskopien gefertigt werden, setzt der Verein die sichere Löschung von personenbezogenen Daten wie folgt um:
- Sicherungskopien der Datenbank werden spätestens 3 Jahre nach Erstellung der Sicherung durch mehrfaches Überschreiben sicher gelöscht. 
- einzelne personenbezogene Daten, die nicht in einem Datenverarbeitungssystem, sondern manuell erfasst wurden, wie eingescannte Dokumente, werden, sobald die Notwendigkeit für deren Speicherung entfällt, durch mehrfaches Überschreiben der einzelnen Datei sicher gelöscht.
- E-Mails, die personenbezogene Daten enthalten, werden durch Löschen und anschließendes Leeren des Ordners mit gelöschten Elementen gelöscht.
- Datenträger des Vereins, auf denen personenbezogene Daten gespeichert wurden, werden durch mehrfaches Überschreiben des gesamten Datenträgers sicher gelöscht, bevor eine Weitergabe an Dritte oder Entsorgung erfolgt.
- manuell erfasste oder dokumentierte personenbezogene Daten in Papierform werden zur Vernichtung gesammelt (hierbei weiterhin als zu schützende Daten behandelt) und vom Verein an ein zertifiziertes Unternehmen zur Aktenvernichtung überstellt. Soweit Funktionsträger des Vereins beruflich Zugriff auf entsprechend zertifizierte Unternehmen haben und auch im Rahmen ihrer Tätigkeit als Angestellter oder Selbständiger den Datenschutzbestimmungen unterliegen, darf sich der Verein der Dienste dieser Funktionsträger bedienen, um in Papierform vorhandene personenbezogene Daten einer gesicherten Vernichtung zuzuführen. Der entsprechende Nachweis der Vernichtung durch das zertifizierte Unternehmen ist dem Verein als Kopie zu überlassen.

10. Beurteilung der Angemessenheit technischer und organisatorischer Maßnahmen (TOM)

10.1 Allgemeine Beschreibung

Die Erfassung von Daten über die Homepage des Vereins, die Speicherung in der Vereinsverwaltung, die Verarbeitung im Zahlungsverkehr sowie die Übermittlung von Daten innerhalb des Vereins sowie an berechtigte Dritte erfolgt ausschließlich über gesicherte Verbindungen (SSL/TLS).

Der Zugriffsschutz für die Datenbank zur Mitgliederverwaltung wird durch ein System der Zugangsbeschränkung gewährleistet. Dies beinhaltet neben einer Sicherung über Benutzername und Passwort zusätzlich eine Beschränkung auf explizit zugelassene IP-Adressbereiche. Hierzu müssen Computer der Zugangsberechtigten für jeden einzelnen Zugangspunkt zum Internet (Provider) beim Verantwortlichen für IT-Sicherheit angemeldet werden. (deny from all, allow for separate). Für die gesicherte Übertragung zwischen Client und Server ist die Webadresse mit einem SSL-Zertifikat versehen. Im Rahmen der AVV erfolgt regelmäßig eine Kontrolle auf Schadcode.

Vereinsinterne Berichte und Fotosammlungen werden zusätzlich durch ein Passwort geschützt. Sämtlche Zugriffe auf die Homepage werden im Rahmen der ADV (siehe Ziffer 7) protokolliert. Diese Protokolle werden regelmäßig auf Auffälligkeiten überprüft. Sofern bei den Überprüfungen festgestellt wird, dass Zugriffsversuche auf geschützte Bereiche oder Systemroutinen von Seiten nicht dazu Berechtigter erfolgt sind, erfolgt für Adressbereiche außerhalb der Europäischen Union die Sperrrung des gesamten Adressbereiches (allow from all, deny from separates). Bei Zugriffsversuchen aus Adressbereichen der Europäischen Union erfolgt neben der Sperrung des Adressbereiches auche eine Sicherheitsmeldung an den jeweiligen Provider des Adressbereiches. Bei unerlaubten Zugriffsversuchen innerhalb Deutschlands erfolgt eine Sicherheitsmeldung an den Provider des Adressbereiches sowie in Kopie an das BSI. Der Adressbereich wird in diesem Fall nicht gesperrt.

Die Mitgliederdatenbank wird im Rahmen der ADV (siehe Ziffer 7) kontinuierlich gesichert. Zusätzlich werden vor jeder Veränderung der Programmversionen Komplettsicherungen des Gesamtprogramms sowie der Datenbank vorgenommen. Der Onlinespeicher wird regelmäßig auf Offline-Speichermedien gesichert.

Die Aufbewahrung von Daten in anderer als digitaler Form erfolgt in Räumlichkeiten mit Zugangsbeschränkung.

Alle Zugangsberechtigten des Vereins werden zur Einhaltung der Datenschutzbestimmungen verpflichtet.

10.2 verbleibendes Risiko

Trotz der unter 10.1 beschriebenen Maßnahmen besteht ein Restrisiko auf Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten. Hierzu zählen neben menschlichen Fehlern auch das technische Versagen einzelner oder mehrerer Sicherungssysteme (Stichwort Symantec SSL-Gate).

Eine Erhöhung des Sicherheitsniveaus kann in erster Linie durch Verzicht auf die Erhebung sensibler Daten sowie den Verzicht auf Nutzung elektronischer Datenverarbeitungssysteme erreicht werden. Hierzu zählen:

§  Anwesenheitspflicht für Erziehungsberechtigte an allen Trainingsstunden und (auch mehrtägigen) Lehrgängen mit minderjährigen Vereinsmitgliedern. Damit kann auf die Erfassung einer Notfall-Telefonnummer sowie von Angaben zu sportartrelevanten körperlichen Beeinträchtigungen verzichtet werden.

§  Barzahlung aller Mitgliedsbeiträge und Startgelder.

§  Erfassung von Teilnehmern an Trainingszeiten ausschließlich in Papierform.

§  Mitgliederverwaltung durch ein System von Karteikarten

§  Anschaffung eines Tresors entsprechender Sicherheitsstufe oder Anmietung eines Schließfaches für die karteikartengeführte Mitgliederverwaltung.

§  Übermittlung von Mitgliederdaten an den Landessportbund ausschließlich in Papierform (beim LSB Sachsen nicht möglich).

§  Anschaffung eines Aktenvernichters auf Vereinskosten.

Die vorstehend beschriebenen Maßnahmen zur Erhöhung der Datensicherheit sind in der Praxis nicht realisierbar. Eine Umsetzung dieser Maßnahmen würde letzlich dazu führen, dass der Verein sich nur noch mit dem Schutz personenbezogener Daten beschäftigt und keine Zeit mehr zur Verwirklichung der satzungsgemäßen Zwecke hätte. In der Folge wäre als sicherste Maßnahme zum Schutz personenbezogener Daten die Auflösung des Vereins zu empfehlen.

11. Stellungnahme durch den Datenschutzbeauftragten

Da der Verein nicht der Verpflichtung zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten unterliegt, entfällt eine entsprechende Stellungnahme.

12. Prüfung durch den Vereinsvorstand

Dieses Verzeichnis ist am 01.05.2018 durch den Vorstand geprüft und bestätigt worden.

Muster: "Dieses Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten wurde erstellt unter Verwendung des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten des Kneipp-Verein Herford e.V. und individuell angepasst."

Datenschutzerklärung zur Erfassung, Speicherung, Verarbeitung und Übermittlung von Mitgliederdaten

Mit dem Beitritt eines Mitgliedes nimmt der Verein folgendes auf:

Pflichtangaben:

a) Name
b) Adresse
c) Geburtsdatum

freiwillige Angaben:

a) Telefonnummer
b) E-Mail-Adresse
c) sportrelevante körperliche Einschränkungen
d) Notfallrufnummer Eltern (nur bei Alter unter 18)
e) Zustimmung zur Veröffentlichung von Bildern
f) Bankdaten bei Beitragszahlung per Lastschrift

Verarbeitungshinweise

Diese Informationen werden im vereinseigenen EDV-System gespeichert. Jedem Vereinsmitglied wird dabei eine Mitgliedsnummer zugeordnet. Die personenbezogenen Daten werden dabei durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt.

Sonstige Informationen und Informationen über Nichtmitglieder werden von dem Verein grundsätzlich intern nur verarbeitet, wenn sie zur Förderung des Vereinszweckes nützlich sind (z.B. Speicherung von Telefon- und Faxnummern einzelner Mitglieder) und keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung entgegensteht.

Als Mitglied des Landessportbundes NRW ist der Verein verpflichtet, seine Mitglieder an den Verband zu melden. Übermittelt werden dabei:
a) Name
b) Geburtstag
c) Geschlecht
d) Abteilung

Mitgliederverzeichnisse werden nur an Vorstandsmitglieder und sonstige Mitglieder ausgehändigt, die im Verein eine besondere Funktion ausüben, welche die Kenntnis der Mitgliederdaten erfordert. Macht ein Mitglied geltend, dass er die Mitgliederliste zur Wahrnehmung seiner satzungsmäßigen Rechte benötigt, händigt der Vorstand die Liste nur gegen die schriftliche Versicherung aus, die Adressen nicht zu anderen Zwecken zu verwenden.

Beim Austritt werden Name, Adresse und Geburtsjahr des Mitglieds aus der Mitgliederliste gelöscht. Personenbezogene Daten des austretenden Mitglieds, die Kassenverwaltung betreffen, werden gemäß der steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu zehn Jahre ab der schriftlichen Bestätigung des Austritts durch den Vorstand aufbewahrt. Sie werden gesperrt.

Im Rahmen der Aufnahmeerklärung bestätigt das Mitglied, diese Datenschutzerklärung zur Kenntnis genommen zu haben.

© Quellenangabe und Weiterverwendung

Diese Datenschutzerklärung wurde erstellt unter Verwendung der Handreichungen der Landesbeauftragten für den Datenschutz und individuell angepasst. Eine Weiternutzung durch Dritte ist ausdrücklich nur mit Verweis auf die Ursprungsquelle und den Verein gestattet.

Erläuterungen zu Fotorechten Urheberrechte an Fotos

Die Urheberrechte an Fotos liegen, soweit nicht anders vermerkt, direkt bei Mitgliedern des Vereins und werden dem Verein zeitlich unbegrenzt zur Verfügung gestellt. Soweit Dritte dem Verein Fotos zur Verfügung gestellt haben, sind die Urheber in den jeweiligen Bildunterschriften vermerkt oder haben auf eine Veröffentlichung verzichtet. Soweit bei der Verwendung von Fotos oder Symbolen der entsprechende Urheberrechtsnachweis aus optischen Gründen nicht in unmittelbarer Nähe der Abbildung erfolgt ist, sind die entsprechenden Lizenzen in unserem Impressum aufgelistet.

Recht am eigenen Bild

Die abgebildeten Personen haben einer Veröffentlichung des eigenen Bildes im Rahmen dieser Vereinswebsite zugestimmt. Sofern Dritte an einer Weiterverwertung der auf dieser Website hinterlegten Fotos interessiert sind, werden diese gebeten, mit uns Kontakt aufzunehmen, um dies mit den entsprechenden Rechteinhabern abzuklären.

Hinsichtlich der Fotos von Veranstaltungen nehmen wir Bezug auf das Grundsatzurteil des BGH vom 28.05.2013 (Az.: VI ZR 125/12):

„Die Veröffentlichung von Foto- und Videoaufnahmen bei Veranstaltungen sind zulässig, wenn durch ihre Verbreitung keine berechtigten Interessen der Darbietenden verletzt werden. Da sich die Teilnehmenden an Veranstaltungen auf Foto- und Videoaufnahmen während der Veranstaltung einstellen müssen, kommt es hierbei nicht auf die Anwesenheit eines Pressefotografen, die Anzahl der Teilnehmer oder die Dauer der Veranstaltung an.“

Auch hier greift natürlich das "Recht auf Vergessen" für den Fall, dass ein Vereinsmitglied oder sonstiger Betroffener nicht öffentlich gezeigt werden möchte. Falls ein Vereinsmitglied oder ehemaliges Mitglied auf einer unserer Seiten einen Bezug zu seiner Person gelöscht haben möchte, kommen wir dem natürlich nach.


Quellenangaben und Weiterverwendung

  • Basis für die auf den Kneipp-Verein Herford e.V. angepassten Texte und Strukturen im Hinblick auf die DSGVO:
    SFV Feuerblume e. V., www.hanabi-pirna.de/datenschutzordnung-des-vereins.html, abgerufen am 10.04.2018.
    Die Weiterverwendung der entwickelten Texte ohne ausdrückliche Genehmigung durch den Verein ist untersagt.

  • Datenschutzerklärung für den Internetauftritt
    Quelle: https://www.e-recht24.de/muster-datenschutzerklaerung.html

  • Die Datenschutzordnung des Kneipp-Verein Herford e.V. wurde erstellt unter Verwendung offizieller Veröffentlichungen und Handreichungen der Landesbeauftragten für den Datenschutz und individuell angepasst.

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